Нюансы составления графика отпусков на 2016 год

График отпусков на 2016 г. должен быть утвержден не позднее 17 декабря1. При его составлении нередко возникают вопросы, в частности: нужно ли включать в график тех сотрудников, которые еще не заработали право на отпуск, что делать, если отпуска работнику предоставляются неравномерно, как включить в график работника, который уже использовал отпуск авансом, как отразить неиспользованные дни отпуска за прошлые годы?

Если работник еще не заработал отпуск

Если на начало следующего календарного года новый сотрудник отработает менее 6 месяцев, его все равно нужно включить в график. Ведь его рабочий год, до окончания которого вы обязаны предоставить ему отпуск, завершится раньше окончания следующего календарного года2.

Рабочий год — это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей организации.

Поэтому при составлении графика нужно запланировать такому работнику отпуск так, чтобы в 2016 г. он отгулял его до окончания своего рабочего года.

Если отпуска предоставляются неравномерно

Начало отсчета первого рабочего года каждого работника начинается с первого дня его работы в вашей организации. Поэтому у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. И может получиться так, что:

Внимание! В график отпусков нужно включать всех работников, которые работают в организации по трудовым договорам.

  • <или> по графику в течение 2016 г. работнику будут предоставлены отпуска за 2 рабочих года. Например, работник поступил на работу 1 июля 2015 г. Отпуск за первый рабочий год (1 июля 2015 г. — 30 июня 2016 г.) по графику ему будет предоставлен в мае 2016 г., а за второй рабочий год (1 июля 2016 г. — 30 июня 2017 г.) — в декабре 2016 г.

Тогда в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7 <3>, если вы взяли за основу унифицированную форму) нужно указать, за какие рабочие годы предоставляется отпуск;

  • <или> в график не попадет ни одного отпуска. Например, работник поступил на работу 1 декабря 2014 г. На основании графика отпусков на 2015 г. отпуск за первый рабочий год (1 декабря 2014 г. — 30 ноября 2015 г.) был предоставлен ему в мае 2015 г. А за второй рабочий год (1 декабря 2015 г. — 30 ноября 2016 г.) отпуск по графику попадает на декабрь 2015 г. В 2016 г. графиком не предусмотрено предоставление отпуска работнику. В такой ситуации в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7) укажите, что отпуск за период с 1 декабря 2015 г. по 30 ноября 2016 г. был полностью использован в 2015 г.

Если работник отгулял отпуск авансом

Полный отпуск положен работнику за 12 месяцев (рабочий год). Отпуск за первый год работы вы обязаны предоставить работнику после 6 месяцев непрерывной работы и до окончания первого года работы. Если у работника появилось право получить полный отпуск раньше, чем он отработает 6 месяцев (например, если он совместитель), или же вы предоставили ему отпуск до истечения 6 месяцев работы по его просьбе, значит, отпуск за текущий рабочий год ему был предоставлен авансом4. И до конца первого рабочего года он уже не может взять отпуск.

Отпуск за второй и каждый последующий год работы вы можете предоставить работнику в любое время после начала соответствующего рабочего года согласно опять же графику отпусков5.

Если у работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы

При составлении графика отпусков нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников имеет право за свой рабочий год в будущем календарном году. Причем если часть рабочего года сотрудника приходится на этот год, а часть — на 2016 г., то это не означает, что в графике нужно указывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочего года, приходящимся на 2015 г. и 2016 г. соответственно.

Ведь ТК РФ не предусматривает пропорциональное предоставление ежегодного отпуска. Он предоставляется в полном объеме независимо от стажа5. Исключение — дополнительный отпуск "за вредность". Полный отпуск "за вредность" положен работнику за 11 месяцев работы во вредных условиях6. Если на момент предоставления такого отпуска "вредного" стажа меньше, то дополнительный отпуск надо предоставить пропорционально отработанному во вредных условиях времени7.

Примечание. Также пропорцию нужно рассчитывать, если работник увольняется. Тогда вы либо компенсируете ему неотгулянные дни отпуска8, либо удерживаете из зарплаты деньги за отгулянные, но не отработанные дни отпуска9.

Поэтому в графике отпусков вам нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год (в графе 5 формы N Т-7).

Для этого нужно учесть продолжительность как основного, так и дополнительных отпусков, которые положены работнику по Трудовому кодексу РФ, коллективному договору и локальному нормативному акту организации10.

Если по тем или иным причинам у работника есть неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие годы, то их можно предоставить:

  • <или> по графику отпусков в 2016 г. Тогда их нужно прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника и отразить в графике (в графе 5 формы N Т-7);
  • <или> по заявлению работника. В этом случае время их использования будет определяться по соглашению с работодателем11.

* * *

После утверждения график отпусков нужно довести до сведения работников. Помимо этого, каждого работника нужно извещать под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели12.

———————————

  1. ст. 123 ТК РФ
  2. ст. 122 ТК РФ
  3. утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1
  4. статьи 122, 123 ТК РФ
  5. ст. 122 ТК РФ
  6. ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20
  7. Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0
  8. ст. 127 ТК РФ
  9. ст. 137 ТК РФ
  10. статьи 115, 120, 121 ТК РФ
  11. Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0
  12. ст. 123 ТК РФ; Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 4)

Впервые опубликовано в журнале "Главная книга" N23, 2015


  • 12 декабря 2015
ЗАКАЖИТЕ КОНСУЛЬТАЦИЮ ПРЯМО СЕГОДНЯОТПРАВЬТЕ ВАШЕ ИМЯ И НОМЕР ТЕЛЕФОНА
НАШ СПЕЦИАЛИСТ СВЯЖЕТСЯ С ВАМИ В КРАТЧАЙШИЕ СРОКИ
I

КОНТАКТНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

127328, Москва, Дмитровское шоссе, 79
Отправить сообщение
160000, Вологда, ул. Зосимовская, 2
Отправить сообщение